会議に参加させてもらった時は
社内の打ち合わせに初めて参加させてもらう時、お客様との打ち合わせに初めて同行させてもらう時などは率先して議事録の作成を申し出ましょう。
まずは会議の内容をノートに書き留めること
・本日の議題は
・話し合われている内容は
・誰がどういった発言をされたか
・解決策は
・いつまでに誰が何を行うのか
・次回打ち合わせの日時
初めて打ち合わせに参加するのですから、内容を100%理解するのは不可能です。
また、会議中に出てきた言葉の意味がわからない場合も多々あります。
理解できなかったことはノートに印をつけて、打ち合わせ後に先輩へ聞きましょう。
そして、内容が一通り理解できたら議事録を作成
5W1Hのポイントを意識してノートを見ながら作ってみましょう。
・いつ行われたか（When）
・どこで行われたか（Where）
・誰が参加したか（Who）
・なぜ、この会議が行われたのか（Why）
・何について話し合われ、どういった意見が出たか（What）
・どのように解決していくことになったか（How）
→次回の予定といつまでに誰が何をやることになったか
このポイントが記載されていれば、会議に参加した人だけでなく参加できなかった人にも当日の内容が理解できるレベルの議事録は作成できます。
また、可能な限りその日のうちに上司へ作成した議事録を提出して内容確認の依頼をします。
内容のOKが出たら議事録の送付先も上司に確認をしてもらってから送信します。
議事録作成は会議の内容を振り返るのにとても役に立つのと同時に、この議事録が書けるなら次回の会議にも参加させて何か発言させてみようといった周りの方々から信頼を得ることができるかもしれません。
私の場合、初めてのクライアント様との打ち合わせに同席させてもらった時に自分から議事録作成を名乗り出てました。
その日のうちに上司に内容確認してもらいお送りした事で、次回の打ち合わせ時にクライアント様から名前を呼んで頂き「わかりやすくまとめてもらって助かりました」とお礼の返信を頂きました。
また、会議中にクライアント様から「君は今の意見についてどう思う？」と発言の機会を頂き、緊張しながらも自分の意見を皆様の前で発表できたのは良い経験でした。
新人の時は失敗を恐れず、自分ができることは何かを考えて行動に移しましょう。
議事録作成なんて誰でもできると思っている方もいると思いますが、相手に伝わる議事録の作成にはコツがあるんです。
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2021年9月19日