総務の仕事も業務標準化できます
新規事業でお取り引き先企業のそばに新たな事業所を立ち上げた時のことです。
私は企画部門の室長として働きながら、総務部門の室長も代行することになりました。
事務所の賃貸契約やオフィス家具などの業務に必要な手続きは全て本社の総務が手配してくれましたが、現場での設営立会いなどや備品購入の手配などの細かい業務は私の担当でした。
最初は１０名程度だったのが、２年後には７０名程度にまで増加。
人が増えるたびに「作業デスクは？」「パソコンの手配と設定は？」「「入館証の作成と入退館システムの登録」「就業規則の説明」「情報セキュリティ教育」など事務的手続きから事業所で働く上での教育まで担当する業務は多岐に渡り、当時は1日のうち半分は総務の仕事でした。
少しでも総務の仕事を効率化と作業漏れを防止するために、３つの業務効率化を行いました。
① 業務の洗い出しと進捗管理
② チェックリストと手順書の作成
③ 対応頻度ごとにまとめた年間スケジュールの作成
（デイリー、ウィークリー、マンスリー対応と年１回どのタイミングで実施するか）
年間スケジュールを月１回関係者でのミーティングで共有することによって、今月は何をしなければならないかを確認して担当する方々へ協力の依頼をして作業の分担もしていました。
この３つの業務効率化で自分の作業は効率化することができたのですが、また新たな悩みが発生。
それは、企画部門の業務でクライアント先への訪問や地方へ出張している時や平日で有給休暇を取得している時でも総務上での問題が発生した時は必ず電話がかかってくること。
・私以外の人は緊急を要するのかどうかの判断ができない
・そもそもどう対処してよいか私以外わからない
そこで、新たな対処方法として「誰にでもわかること」と「対象方法がわかること」を目的としたマニュアルを作成しました。
① 全ての総務の仕事を業務標準化
→業務名、業務フローと判断基準、関連業者や社内担当者の連絡先などを細かくマニュアル化
② マニュアル化した内容を関係社員へ説明
③ マニュアルを誰でも閲覧できる共有サーバー内に保管
④ 定期的に内容を見直し、アップデートした内容は関係者へ一斉メール送信
⑤ 新たな作業が発生した場合のマニュアル作成方法とアップデート方法は後任予定者へ教育
業務標準化の仕組み導入後：
最初の６ヶ月は全員にマニュアルがあることが十分に浸透していなかったこともあり、私への問い合わせ電話は時々ありましたが半年が過ぎた頃には問い合わせ件数が徐々に減り、１年後には私がオフィスにいても自らマニュアルを見て自分で解決できることは私に問い合わせする前にマニュアルを見ながら対処して、私には事後報告をするようになりました。
業務標準化より総務代行をする社員常駐が不要になり、経理を担当する派遣社員１名が兼務で対応できるようになりました。
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2021年9月25日