トヨタで働く人が行っている仕事術 トヨタ５S
ブログをご覧いただきありがとうございます。
長年、トヨタの協力会社としてさまざまな部署の支援をしていて気付いたことをお伝えします。
トヨタは、社員だけでなく関係するすべての人がトヨタウェイを理解していること。
そして、トヨタウェイの考えを自然と実施していることです。
トヨタの５S（整理、整頓、清掃、清潔、しつけ）
課題となる業務の理解ができたら、次は作業ごとに使用する書類やデータの片付けを行います。
これは、不要なモノをなくして必要なモノだけにすることで「探す」という時間を短縮するためです。
トヨタ生産方式では「ジャストインタイム」という考えがあり、「必要な時に」「必要なものを」「必要なだけ」作るという思考がトヨタ社内の生産現場以外でも根付いています。
この「必要なものを」という観点から「不要なものは捨てる」という考えになり、日頃から整理整頓の習慣が備わっています。
自分の机の周りの書類
書類が山積みになっていませんか。
多くの書類から必要な書類を探すのは時間のムダです。
必要な書類がどこにあるかを決めておくだけで「探す」という作業が効率化されます。
そのためにも必要な書類と不要な書類の分別から始めましょう。
パソコン内のデータ
データにすれば場所を取らないと思われがちですが、パソコンにも保管できる容量制限があります。
いつまでも使わないデータを保管しておくとハードディスクにも負荷をかけてしまいます。
データであっても定期的に不要なものは処分する。
そして、データの管理方法もルールを決めることで整理整頓ができます。
データの名前の付け方だけでなくファイルやフォルダの名前の付け方も法則性を作って管理することで「探す」時間の短縮になり、その法則を関係者内で統一化すれば、自分のPCだけでなく複数名で使用するサーバー内の共有フォルダの中のデータを探す時にも有効になります。
これは目視による「探す」という作業に加え検索ツールを使った「探す」という作業にも効果的です。
将来使うかもしれない書類やデータは？
捨てたいけど捨てきれないという書類やデータがあると思います。
これはある程度ルールを決めたとしても判断に迷いそのまま放置されてしまうケースがあります。
そういった時は一時保管場所を設けて定期的にチェックするようにします。
１ヶ月、３ヶ月、1年過ぎても使用することがなければ処分する、もしくは倉庫などの別の場所へ移動するという方法をとってみてはどうでしょうか。
現在はデータでの取り扱いがほとんどだと思いますが、このような保管する必要があるかどうかわからないデータは一時保管というフォルダをサーバー内に作って運用すると良いです。
サーバー管理者は定期的にこの一時保管フォルダをチェックして、データの更新日時が1年過ぎたものは作成者へ確認した上で処分します。
そうしないとサーバーの容量不足になって新しいデータが保管できなくなってしまうからです。
また、過去のデータとして保管しなければならないがすぐには使用しないデータは外付けのハードディスクに移し替えて倉庫に保管します。
このように書類からデータへと変化して行っても限りのあるスペースの中で「探す」という作業を効率的に行うために整理整頓は必要不可欠となります。
2021年12月30日