トヨタで働く人が行っている仕事術＜会議の効率化＞
時間のムダをなくすため、各自でできる事は会議の前にやっておきます。
例えば、当日の議題に関する報告書や提案書は事前にデータで参加者へ送付しておくことで、会議を始める前に「今回の議題は・・・」とか「今回の提案についてご説明いたしますと・・・」といった重複する内容をカットすることができます。
実際に会議に参加している人も「その内容はもう理解しているから、早く本題に入って欲しい」と思っている人も多いと思います。
当日の議題と関連する資料は各自で事前に確認しておき、会議では「人が集まらないと出来ないこと」に集中する。
また、アジェンダという会議の進行台本を用意するのがトヨタでは常識化されています。
これも会議の主催者が進行台本に沿って会議を進めながらタイムマネージメントすることにより時間のムダを削減出来ると言う効果があります。
ちなみに、今では世の中の常識となっている「会議資料のデータ化」もペーパーレスという環境への配慮以外に、資料を印刷する時間や配布する手間などを削減するという効果もあります。
このように、世間ではDX推進が様々な企業で話題となっていますが、デジタル化することが目的ではなく、デジタル化することでどういったメリットがあるのかをもっと考えてから取り組まれるべきだと思います。
2022年4月18日