トヨタで働く人が行っている仕事術＜企画書はA3で１枚＞
トヨタ式 : トヨタの企画書はA3で1枚
カイゼン活動の報告を1枚にまとめることでひとつひとつの判断が素早く出来るようにします。また、報告書をストーリーとしてまとめると言うプロセスを経て人間の問題解決力を養います。
この企画書を作成する上での基礎となるのが、「問題解決のための8ステップ」です。
① 問題の明確化
② 現状把握
③ 目標設定
④ 要因分析
⑤ 対策立案
⑥ 対策実施方法
⑦ 効果の確認、評価
⑧ 標準化
上記の8ステップの順番でA3企画書にグラフ、表、図などを用いて企画書を見る人が短時間で内容を理解して問題点を解決する方法を伝えます。
基本的にトヨタの文化である「報告・相談・連絡」を分単位で動いている役員でもすぐに理解できて承認をもらうためのカイゼンだと私は感じました。
特に重要となる①問題の明確化にあたっては、自身で「ナゼナゼ」を繰り返すことを習慣として、トラブルの原因を因数分解していきます。
この時に注意すべき点は、真の原因をヒトの感情で終わらせない事です。
○○さんが忙しかった。
××さんがいい加減な性格だからミスをした。
これでは真の原因に辿り着いていません。
忙しいとなぜできないのか？
ナゼ、個人の性格に左右されてしまったのか？
徹底的に問い続ける「ナゼ？」の追求をして要因分析を行うのがトヨタから生まれたナゼナゼ分析で、トヨタだけに留まらずホンダや日産でも日常的に使われています。
１つ懸念とされるのが、このトヨタ式A3企画書の弱点とされているのが「新しいものを発想する力」や「未知の領域に対する考え」を生み出しにくいという点です。
時代の変化に対応するにはイノベーション的発想をもっと取り入れていかないと、現状の仕組みをカイゼンするだけでは周りに取り残されてしまいます。
2022年5月7日