トヨタの報告書はA3で1枚
トヨタのA3報告書は、報告するためだけでなく企画書や提案書としても利用されています。
では、なぜA3で１枚に集約された報告書が使われているかをご説明します。
① 1枚で全ての内容を把握
この1枚を見れば内容がすべて理解できる
② 説明に費やす時間を効率化
忙しい上司や役員の方は１５分しか時間を頂けないこともあるので、１０分で説明できるようムダを省いた設計になっている
③ 知りたいことがすぐにわかる
記載する項目と順番が決まっているので担当者によって異なる最初に知りたいことが、どの場所を見れば説明されているのかがわかる
私がトヨタの協力会社として企画提案する時もA3報告書のフォーマットで提案するように依頼されることが良くありました。
なぜ、担当者はわざわざ協力会社にトヨタA3報告書の書き方を教えてまでこの提案書のフォーマットこだわったのかというと、提案を受けた内容を社内で稟議にかけることを想定していたからです。
＜社内稟議のフロー＞
協力会社
↓
担当者
↓
上長承認
↓
役員承認
稟議を通すたびに担当者が提案書を書き直す作業を行うのは効率が悪いので、最初から役員承認の説明にも使える提案書を用意することを考えていたからです。
トヨタの考えである「徹底的にムリムダムラを排除する」と言う考えが徹底されているのがよくわかります。
説明する順番と記載する内容には法則がありますが、私はトヨタ以外のクライアントへ提案するための企画書を作る場合もこの法則を使って作成しています。
・企画書を作成するときのムダとムラを省くこと
・効率的に相手へ提案内容を伝えること
・プレゼンで内容を補足しなくても企画書を見れば理解できること
企画書を使った提案方法は人それぞれですが、３０分の提案時間をもらった場合に企画書の説明で２０分〜２５分費やすよりは、１０分で企画概要を説明してクライアントの意見を聞きながら企画内容を補足することで評価を頂ける方が受注の確率は高まると思いませんか？
アドバンスコース 企画書の作り方 (パワーポイント編、トヨタ式A3企画書編) では、今回説明したトヨタ式A3企画書とパワーポイントで作成する企画書の作成方法について学ぶことができます。
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2021年9月20日