相手にとって嬉しい伝え方
前回のブログでは「報告は端的に、まずは結論から伝える」と言いました。
では、どのように報告内容を組み立てたら良いか？
私はPREP法を常に意識して報告をしています。
PREP法とは
P＝POINT
R＝REASON
E＝EXAMPLE
P＝POINT
この順番で報告することです。
POINT
→先日行ったクライアントへの報告でミスが見つかりました
REASON
→市場調査の報告資料作成時に間違った調査データを使ってしまったようです
EXAMPLE
→このまま訂正せずにクライアントがミスに気づいてしまうと取引停止にもなりかねません
POINT
→訂正資料を作成し、本日中にクライアントへ謝罪に行こうと思っています
このように、端的に説明をすれば30秒もかからずに報告ができます。
それを、ミスが起こった原因やその時の状況を細かく説明したらどうでしょう。
ことがことなので、報告を受ける側はイライラとして怒ってしまうかもしれません。
報告を受ける側が聞きたいのは「出来事」「原因」「対策」です。
ポイントを絞って報告することで、次のアクションがすぐに考えられます。
また、報告する側も「どうしたら良いでしょう」ではなく、自分なりの対応策を考え報告する必要があります。
自分で考えた対応策が例え見当違いであっても、自分で考えて報告することが重要なのです。
企業で働くとなると、組織の一員としてこのような報告や相談は必須です。
このやり方を心得ておけば、コミュニケーションが円滑に行え、仕事も楽しくなります。
まずは、自分が今までどのように報告していたかを振り返ってみましょう。
2022年8月15日